E-İmza

e-imza-2Gelişen teknolojiye uygun olarak, daha hızlı ve şeffaf hizmet sunabilmek amacıyla e-imza dönemine geçilmiştir.

Bir önceki sene (2014 yılında) belediyemiz Genel Evrak Kayıt bürosundan gelen ve giden evrakların tamamı taranarak veri tabanımızda saklanmaya başlanmıştı. Hâlihazırda bu sistem halen devam etmekte ve buna ek olarak belediye içerisindeki bütün yazışmalar ve gelen giden evrakların imzalanması işlemleri de elektronik ortama geçirilmiştir. Bu uygulamaya geçilmesiyle birlikte, evrakların elden ele birimler arasından gezdirilmesi ve imzalatılması işlemi sona ermiştir. Dış hizmet binası ile Ana hizmet binası arasındaki evraklar, bu sisteme geçmeden önce, zimmet defteriyle birlikte evrak taşıma için görevlendirilen personel tarafından taşınmaktaydı. Zimmet defterine evrakı teslim alan personel teslim aldığına dair bir imza atıyordu. Fakat şu an sistemde gönderilen bir evrak ilk önce birimin en yetkili kişisine, yani müdüre ulaşıyor ve müdür evrakın ilgilendirdiği personele sistem üzerinden sevkini gerçekleştiriyor. Geçmiş bir evrakın aranması ve bulunması çok zaman alıyordu, tüm yazıların dosyalanması da kâğıt israfına neden oluyordu. Bu sisteme geçilmesiyle birlikte kâğıt israfı yarı yarıya azaldı ve geçmiş bir evrak arandığında çok kolay bir şekilde bulunabiliyor. Evrakın kaybolması şu an kurulu sistem üzerinde mümkün değildir. Çünkü evraklar belirli aralıklarla sürekli olarak yedekleniyor ve belediyemiz bünyesindeki serverlarda saklanıyor.

 

Elektronik ortamda belge yönetim sisteminin ve elektronik imza projelerinin uygulanma süreci ve alışma süreci toplamda yaklaşık olarak 6 ay kadar zaman almıştır. Süreçler adım adım şu şekilde ilerlemiştir:

  • Sertifikaların siparişinin verilebilmesi için bütün personellere kurumsal
    e-posta hesabının temin edilmesi ve e-posta hesap bilgilerinin bütün personellere verilmesi
  • Elektronik imza atabilmek için gerekli olan sertifikaların ve kart okuyucuların TÜBİTAK’tan siparişinin verilmesi
  • Sertifikalar geldikten sonra şifrelerinin (PIN kodlarının) alınması
  • Sistemin ve serverların düzenlenmesi, en iyi hale getirilmesi
  • Belediye binası içerisindeki ve dış hizmet birimlerindeki tüm bilgisayarların eksik ve hatalarının bulunup formatlanması ve işlemcilerinin en iyi hale getirilmesi
  • Elektronik imza atabilmek için iç ve dış birimlerdeki bütün personellerin bilgisayarlarına gereken kurulumların yapılması ve Sampaş Otomasyon Sistemine entegrasyonunun yapılması
  • Müdürlüğümüz personellerince yazı yazan personellere yazı kaydının ve imzaya gönderilmesinin eğitimi, imza atan personellere sistem üzerinden nasıl imza atılacağı, her ikisini de yapan personellere daha ayrıntılı bir eğitimin verilmesi
  • Yazışmaların elden yapılmasını durdurup, gelen-giden evrak defterlerindeki sıra numaralarının Sampaş sistemine girilmesi ve elektronik ortamdan yazışmanın başlatılması

 

Elektronik sistemden yazışma başlatıldıktan sonra, başlamadan önceki süreçte olduğu gibi birçok bilgisayarda hata tespit  ve tespit edilen bilgisayarlardaki sorunlar düzeltildi. EBYS ve Elektronik imza sürecinin büyük bir faydası da bu yönde oldu. Bu sayede bütün sorunlu bilgisayarlar tespit edildi ve sorunlar teknik ekip tarafından çözüme ulaştırıldı.

Yazışmalarda ek gönderilmek istendiğinde, tarayıcıya ihtiyaç olduğundan  ve her birimde tarayıcı olmadığından, tarayıcı olanlarda ise hızlı çalışmadığından ve  fazla yer kaplayan tarayıcılar bulunduğundan bu sisteme geçiş yapılmıştır.. Bu sisteme geçildikten sonra yeni tarayıcılar temin edilmiş ve şu an her birimde en az 1 tane hızlı tarayıcı hazır bulunmaktadır.

Elektronik yazışma, sadece Belediye içerisindeki ve dış hizmet binasındaki birimler arasında gerçekleşmek üzere hazırlanmıştır.. Birimler arası yazışmalarda, imzalı evrakın çıktısının alınmasına gerek kalmamıştır çünkü sistemde bu yazılar daima depolanmakta ve belirli aralıklarda yedekleme işlemi yapılmıştır. Fakat kurum dışı yazışmalar halen kâğıt çıktı alınıp Genel Evrak Kayıt personelinin gönderilecek olan kuruma göndermesiyle gerçekleşmektedir. Dışarıya evrak gönderilirken çıktı alınan yazıya ıslak imza atılmamaktadır Bunun yerine bütün kurumların kullandığı gibi ‘’Elektronik imza ile imzalanmıştır’’ kaşesi, çıktısı alınan kâğıda basılmakta ve üzerine personelin ismi yazılmakta veya personelin kaşesi basılmakta, paraflanmakta ve gönderilmektedir.